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Teil 2: Überlegungen und Motivation eines Reiseeinkäufers: Wie ein Unternehmen sein Hotelprogramm verwaltet

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by Onyx CenterSource in Blog ,

In unserem letzten Blog, sprach Onyx CenterSource mit Geert Behets, Leiter von Global Travel, Meetings und Fleet-Management für die in Belgien ansässige Pharma-Firma UCB, darüber, wie das Unternehmen die bevorzugten Hotels für sein Programm auswählt.

In dieser Woche spricht er über die Beziehungen zwischen Einkäufern von Geschäftsreisen, Hotelanbietern und den Service-Unternehmen, die Einkäufer wie Ihn bei der Verwaltung des Hotelprogramms unterstützen und sicherzustellen, dass Mitarbeiter neben den besten Preisen, sichere und günstig gelegene Hotels erhalten.

Was ist im Hinblick auf die Vereinbarungen mit Hotels eine echte „Partnerschaft“?

Hotelunternehmen sagen oft, dass die Beziehung zu Firmenkunden keine reine Beziehungen zwischen Käufer und Anbieter sind, sondern eine echte Partnerschaft. Behets überzeugt diese Aussage jedoch nicht. „Viele Hotels sagen mir, dass sie mein Partner sein wollen, aber diesen Eindruck habe ich nicht“, sagte er. Behets ist der Ansicht, dass jedes Hotel, das ein echter Partner sein will, mit zwei seiner wichtigsten Kriterien einverstanden sein muss: Zweijährige, reduzierte Vertragsraten und keine Sperrdaten. „Wenn sie das nicht tun, dann sind Hotels nur wie jede andere Ware.“

Wenn Hotels diesen Kriterien zustimmen, zeigt sich Behets erkenntlich. Zum Beispiel wirbt er für die bevorzugten Anbieter auf der von UCB-Mitarbeitern genutzten internen Social-Media-Plattform des Unternehmens.

Wie betrachtet man dynamische Preisgestaltung?

Behets ist kein Fan von diesem Preismodell. Aus seiner Sicht ist es eine einseitige Angelegenheit und mehr zum Vorteil für das Hotel. Für ihn bedeutet eine dynamische Preisgestaltung, dass Kunden wie er dem Hotel seinerseits ein gewisses Geschäftsvolumen garantieren, aber gleichzeitig nur darauf „hoffen“ können im Gegenzug einen Rabatt zu erhalten. Behets sagt, er bevorzugt entsprechende Preisermäßigungen direkt auszuhandeln.

Wie wichtig sind Reisedienstleister? Und wie messen Sie deren Erfolg?

UCB lagert seine Verhandlungen mit Hotels an HRS aus und HRS sorgt dafür, dass die ausgehandelten Preise durch UCB’s Geschäftsreisen-Dienstleister, BCD Travel, und das Online-Buchungstool von UCB zur Verfügung stehen. Telefonische Buchungen können über BCD Travel oder HRS vorgenommen werden. In Europa ist es für Unternehmen allgemein üblich, einen Geschäftsreisen-Dienstleister zur Verwaltung der meisten Programmbestandteile zu verwenden. Allerdings ist es nicht üblich, das Hotelsegment gesondert an einen Spezialisten wie HRS zu vergeben, der nicht nur das Ausschreibeverfahren von UCB leitet, sondern auch alle im Programm verwendeten Daten konsolidiert und analysiert.

Unabhängig davon, welchen Buchungskanal Mitarbeiter verwenden, ist es wichtig, dass die Preise wettbewerbsfähig sind und Mitarbeiter somit nicht versuchen, ihre Hotels über die hoteleigene Webseite oder ein Online-Reisebüros zu buchen, so Behets. Auch wenn es klare Richtlinien für Geschäftsreisen gibt, müssen weltweit Reisemanager dennoch große Anstrengungen unternehmen, Reisende dazu zu bewegen, nur innerhalb der autorisierten Kanäle zu buchen. Buchungen außerhalb dieser Programme von bis zu 40 Prozent sind bei Hotelreservierungen nicht ungewöhnlich, selbst auch dann, wenn die Programme gut verwaltet werden.

„Es ist für mich sehr wichtig, dass unsere Reisenden das Gefühl haben, dass sie den besten Preis erhalten, wenn sie bei HRS oder BCD nach Angeboten suchen“, sagt er. „Wir sagen den Reisenden, dass sie ein besseres Angebot nutzen dürfen, falls sie ein solches finden, aber wir fordern, dass sie es aus Gründen der Sicherheit über HRS oder BCD buchen.“ Wenn Mitarbeiter sich aber nur am Preis orientieren, vergleichen sie möglicherweise die Buchungsbedingungen nicht. Oder sie erhalten einen unglaublich guten Preis, aber erkennen nicht, dass sie im Voraus zahlen müssen und die Buchung nicht mehr stornieren können.“

Welche Erfahrungen haben Sie im Rahmen Ihrer Arbeit im Geschäftsreisesektor gemacht? Wie können Ihrer Meinung nach die Beziehungen zwischen Hotels und Unternehmenseinkäufern verbessert werden? 

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