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2a parte: En la cabeza de un comprador de servicios para viajes– cómo administra una compañía su programa de hoteles

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by Onyx CenterSource in Blog ,

En nuestro blog anterior, Onyx CenterSource habló con Geert Behets, el jefe de Viajes, Reuniones y Gestión de Flota Internacional de UCB, la compañía farmacéutica cuya sede se encuentra en Bélgica, sobre el modo en que su compañía selecciona los hoteles que desea incluir en el programa de hoteles seleccionados de la empresa.

Esta semana, conoceremos sus opiniones sobre las relaciones entre los compradores corporativos de viajes, los proveedores de hoteles y las compañías de servicios que ayudan a los compradores como él a administrar los programas de viajes de las compañías para asegurarse de que los empleados obtengan los mejores precios en hoteles que sean seguros y estén convenientemente situados.

¿Qué define una verdadera “asociación” en los acuerdos hoteleros?”

Las compañías hoteleras afirman frecuentemente que sus relaciones con los clientes corporativos no son la de un comprador con un vendedor sino más bien, la de una verdadera asociación. Sin embargo, Behets no está convencido de que realmente sea así. «Frecuentemente escucho a los hoteles decir que desean asociarse conmigo pero no veo que eso ocurra realmente», afirmó él. Behets dijo que, en su opinión, cualquier hotel que desee realmente asociarse debe aceptar dos de sus criterios más importantes: Ofertas de descuentos durante dos años y no imponer restricciones en las fechas. «Si no lo hacen, son solo un producto más que puede ser comprado y vendido».

Cuando los hoteles aceptan esos criterios, la actitud de Behets es recíproca y por ejemplo, promociona a los proveedores predilectos entre los empleados de UCB en la plataforma interna de redes sociales de la compañía.

¿Qué puede decirnos de los precios dinámicos?

A Behets no le agrada mucho este modelo de precios ya que opina que favorece unilateralmente al hotel. En su opinión, los precios dinámicos significan que los clientes como él garantizan huéspedes al hotel pero tienen que esperar a que los hoteles a su vez se “dignen” a ofrecer un descuento. Behets dijo que prefería negociar las tarifas con descuento.

¿Cuán importante son los proveedores de servicios para viajes? ¿Cómo podemos medir su éxito? 

UCB subcontrata a HRS para que se encargue de las negociaciones con los hoteles, lo cual le asegura que las tarifas negociadas por la compañía estarán disponibles tanto a través de la compañía de administración de viajes, BCD Travel, como a través de la herramienta de reservas en línea de UCB. Las reservas telefónicas pueden hacerse a través de BCD Travel o de HRS. En Europa, es muy común que las compañías utilicen una compañía de administración de viajes general para administrar la mayoría de sus programas y que separen el alojamiento y se lo asignen a un especialista como HRS, una compañía que además de administrar el proceso de solicitud de propuestas hoteleras de UCB, consolida y analiza toda la información utilizada en el programa.

Cualquiera sea el canal que utilicen los empleados, Behets afirma que es fundamental que las tarifas sean competitivas para que los empleados no se vean tentados a reservar los hoteles en sitios web de otras compañías o en agencias de viaje en línea. A los gerentes de viaje de todo el mundo les cuesta trabajo lograr que los viajeros hagan las reservas a través de canales autorizados, aun cuando hay reglas muy claras al respecto. Es muy común encontrar hasta un 40 por ciento de reservas hoteleras fuera de los programas, aun en el caso de aquellos que están muy bien administrados.

«Para mí, es muy importante que nuestros viajeros estén convencidos de que están obteniendo el mejor precio cuando utilizan HRS o BCD», afirmó Behets. «Les decimos a los viajeros que si encuentran una oferta mejor, pueden utilizarla pero tienen que hacerlo a través de HRS o BCD por razones de seguridad. Sin embargo, si los empleados miran solo el precio, no compararán las condiciones de la reserva. Tal vez reciban una tarifa increíblemente buena pero no se den cuenta de que deben pagar por adelantado y de que no podrán cancelar”.

¿Qué opina usted de las asociaciones entre agentes de viaje y proveedores de hoteles en el sector del viaje corporativo? ¿Qué puede hacerse para mejorar las relaciones?

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