Lorsque la majeure partie de votre activité est concentrée sur les réservations auprès des hôtels, chaque commission compte pour le chiffre d’affaires. Mais quand on prend en compte le nombre d’hôtels avec lesquels vous travaillez pendant l’année, il estpresque impossible de garder trace de toutes ces transactions et de récupérer toutes les sommes qui vous sont dues.
L’expérience démontre que les agences qui tentent de faire ce suivi elles-mêmes risquent de perdre jusqu’à 40 pour cent des commissions que leur doivent les hôtels. Voici quelques astuces pour maximiser vos revenus, tout en améliorant l’efficacité de votre processus de recouvrement :
- Consolider les paiements autant que possible. La plupart des grandes chaînes hôtelières offrent un service de consolidation des paiements, directement par un intermédiaire ou par une partie tierce comme Onyx CenterSource. Ces services impliquent souvent le paiement d’une commission, mais en fin de compte, vous permettent généralement d’économiser de l’argent en réduisant les coûts liés aux manipulations des données, et à la comptabilité. Comment ? En mettant en place des processus simples pour l’importation de fichierset la publication de comptes-rendus. Le résultat ? Vous êtes payé plus rapidement, dans votre devise préférée et vous ne perdez plus de temps à essayer de récupérer des paiements qui ont déjà été transférés.
- Réduire les frais bancaires et éliminer les processus inefficaces. Quand les hôtels n’utilisent pas de services de consolidation de paiements de commissions, les défis sont différents. Vous pourriez crouler sous une avalanche de chèques et virements de petits montants, en différentes devises, ce qui rend son traitement extrêmement inefficace. En utilisant les services d’une partie tierce, vous pouvez réduire considérablement les frais de transfert et autres frais de traitement de chèques provenant de l’international. Calculés sur des centaines voire des milliers de transactions, ces frais deviennent rapidement astronomiques.
- Mettre en place un processus de recouvrement proactif. De nombreuses agences continuent toujours à percevoir directement leurs propres commissions : cela peut se révéler coûteux et inefficaces. Le problème est que chaque mois, elles doivent relancer chaque hôtel. Quand la majorité des hôtels avec lesquels l’agence a fait des réservations pendant le mois ne représente que deux ou trois nuitées par hôtel, cela peut signifier devoir en contacter des centaines, voire des milliers tous les mois. Un tiers fournisseur comme Onyx peut vous aider au recouvrement de vos commissions et peut améliorer de 20 pour cent ou plus le taux de ce recouvrement.
- Analyse fine de vos performances. Veillez à disposer de rapports faciles à consulter et intuitifs, qui présentent le nombre de chambres réservées, combien sont commissionables, les montants déjà perçus ainsi que ceux toujours en attente d’être perçus. Vous ne pouvez pas prendre des décisions appropriées sur vos commissions si vous naviguez à l’aveugle.
- Arrêter de faire des réservations auprès d’hôtels non productifs. Il n’existe pas de chaîne hôtelière parfaite, mais si vous travaillez avec une large palette de partenaires hôteliers, concentrez vos efforts auprès des bons partenaires, et arrêtez d’effectuer des réservations auprès de ceux qui ne récompensent pas vos efforts à un niveau approprié. Cela signifie communiquer les taux de commission à votre point de vente, pour que vos agents sachent quels sont les partenaires qui payent un taux de commission acceptable — ou non.
– Trond Sorensen, Directeur général des ventes, Agency Services