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Partie I : Gestion du modèle corporatif de réservations en hôtel – le point de vue d’une société

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by Onyx CenterSource in Blog ,

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De nombreuses sociétés hôtelières ont lancé cette année des campagnes marketing agressives offrant des tarifs spéciaux et d’autres avantages aux voyageurs qui réservent directement à partir de leur propre site corporatif. Pourtant, quand il s’agit de voyages d’affaires, c’est bien toujours l’employeur qui, en principe, décide des hôtels que peuvent choisir leurs employés.

La plupart des grandes sociétés ont mis sur pied des directives concernant les voyages d’affaires, qui demandent à leurs employés de choisir leur hôtels parmi ceux offerts dans le cadre d’un programme mis en place par un fournisseur de service privilégié. Généralement, ces directives dictent également que les réservations doivent être effectuées par l’intermédiaire d’outils de réservation corporatifs et auprès de sociétés de gestion de voyage d’affaires agréées.

Alors en fin de compte, comment les acheteurs de voyages d’affaires choisissent-ils les hôtels pour leur programme ? Et quel rôle joue leur société de gestion de voyages pour les assister?

Voici le premier billet d’une nouvelle série pour lancer la discussion avec les dirigeants d’entreprise du secteur mondial du voyage. Nous discutons ici avec Geert Behets, Directeur du département Voyages internationaux, réunions et gestion du parc roulant pour la compagnie pharmaceutique UCB, établie en Belgique.

Cette semaine, Mr. Behets nous explique comment sa société choisit des hôtels privilégiés. Dans notre prochain billet, il parlera plus en détails du partenariats et nous présentera son point de vue sur des questions comme par exemple, la tarification dynamique.

Quels sont les critères qu’utilise l’UCB pour choisir ses hôtels privilégiés ?

La sélection des hôtels est basée sur « le meilleur rapport entre l’emplacement, la tarification, la commodité et le confort pour nos voyageurs », a déclaré Mr. Behets. « L’emplacement est le facteur numéro un que nous prenons en compte, mais les hôtels ne peuvent pas présumer qu’ils seront sélectionnés uniquement parce qu’ils se trouvent près de là où leur client doit se rendre. »

«Nous avons un hôtel juste en face de notre siège social, mais il n’est pas apparu sur notre liste ces cinq dernières années parce que la qualité n’est pas ce que nous attendons » a expliqué Mr. Behets. « Certains visiteurs d’UCB vont quand-même y séjourner, parce que l’hôtel le plus proche est situé à 12 kilomètres de là (7½ miles). Ils auraient bien plus de clients s’ils faisaient partie du programme. »

Mr. Behets précise que la tarification est un critère important, et UCB a défini des plafonds pour chacune des villes visitées par leurs employés, qui dictent le taux maximal qu’ils peuvent payer par nuitée. Toutefois, il note que « nous pensons beaucoup à l’orientation sur le voyageur (le confort et l’emplacement), donc nous ne regardons pas seulement le prix de la nuit. Nous sommes prêts à payer un peu plus s’il y a une valeur derrière ce tarif. »

Comment UCB gère-elle son processus d’appel d’offres?

Comme UCB a une présence dans 40 pays différents, Mr. Behets et son équipe n’ont pas le temps de gérer personnellement un trop grand nombre de négociations avec les hôtels. Au lieu de cela, ils sous-traitent les appels d’offres, la consolidation des données et leur analyse auprès de HRS, un intermédiaire bien connu dans le secteur de la gestion d’hôtellerie. HRS crée et gère également le processus d’appel d’offres pour de nombreux autres clients corporatifs en Europe.

Une condition sine qua non pour Mr. Behets est de savoir si un hôtel garantira une clause de disponibilité de dernière chambre (Last-room availability – LRA). « Nous ne voulons pas une seule chambre par nuit au taux négocié, après quoi on retombe sur le tarif normal, », a-t-il dit, ajoutant que certains hôtels essaient de limiter leur accord LRA en ne l’offrant que pour quelques types de chambres. Mr. Behets et HRS font des contrôles réguliers pour assurer que la tarification négociée pour UCB n’est vraiment refusée que quand un hôtel est plein.

Cependant, même si le gros du travail est effectué par HRS, Mr. Behets joue quand-même un rôle important. Il extrait un grand nombre de données de l’outil de gestion des dépenses globales d’UCB, notamment des informations sur les tarifs, les nuitées et combien les employés d’UCB dépensent généralement en suppléments à l’hôtel. Il transmet ces données à HRS, qui peuvent alors les partager avec des fournisseurs de service potentiels. En général, explique Mr. Behets, plus les clients peuvent fournir d’informations détaillées aux fournisseurs (des chiffres précis sur leurs dépenses, combien de lits ils peuvent potentiellement remplir), plus les hôtels sont prêts à se montrer généreux, en offrant de meilleurs réductions sur les tarifs négociés.

Mr. Behets entretient également un réseau mondial d’employés d’UCB qui partagent avec lui les hôtels qu’ils voudraient inclure dans le programme de sélection des hôtels privilégiés. Une exigence est que la tarification doit être inférieure au plafond des taux établis par UCB pour la ville, et elle doit également inclure le petit déjeuner et l’accès internet sans fil.

La sécurité et la sûreté sont des éléments-clés de tout appel d’offres. Malgré les récentes attaques terroristes de grande envergure, « les questions de sécurité les plus importantes sont toujours liées à des éléments comme le nombre de détecteurs de fumée, parce que ce sont toujours les incendies et autres accidents de la vie courante qui présentent les plus grands risques » insiste Mr. Behets.

À votre tour : quelle est votre expérience de travail dans le secteur du voyage d’affaires ? À votre avis, que peut-on faire pour améliorer les relations entre les hôtels et les acheteurs corporatifs ? 

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